Beschwerdemanagement der Kita St. Georg      

Ablaufschema

1. Der Weg der Beschwerde

Der Beschwerdeführende wendet sich innerhalb einer Woche mit seinem Anliegen persönlich, telefonisch oder schriftlich an einen Mitarbeiter, die Leitung, den Elternbeirat oder den Träger. Der Beschwerdeführende wählt in erster Linie die niedrigste Form. Der Beschwerdeführende nennt seinen eigenen Namen und die Person gegen die sich die Beschwerde richtet. Anonyme Beschwerden werden nicht bearbeitet.

2. Der Weg der Beschwerde zum Mitarbeiter

Variante 1: Die Beschwerde kann vom Mitarbeiter in „Eigenregie“ bearbeitet werden. Im Gespräch mit dem Beschwerdeführenden kann eine akzeptable Lösung gefunden werden. Im Anschluss wird die Leitung informiert.

Variante 2: Die Beschwerde kann nicht in „Eigenregie“ bearbeitet werden. Die Beschwerde wird entgegengenommen und der Beschwerdeführende darüber in Kenntnis gesetzt, dass zeitnah (Termin festlegen) mit der Bearbeitung der Beschwerde gerechnet werden kann. Die Leitung wird informiert, die über die weitere Vorgehensweise entscheidet.

3. Der Beschwerdeweg an die Elternvertreter

Der Elternvertreter sucht das Gespräch mit der Leitung und trägt die Beschwerde vor. Die Leitung entscheidet über die weitere Vorgehensweise (Gespräch mit dem Beschwerdeführenden, Gespräch mit dem Mitarbeiter, Gespräch mit dem Träger….)

4. Der Beschwerdeweg an den Träger

Der Träger nimmt die Beschwerde entgegen und informiert die Leitung. Träger und Leitung stimmen sich über die weitere Vorgehensweise ab.

5. Der Beschwerdeeingang

Bei Eingang einer Beschwerde wird zuerst entschieden, ob es sich um eine Beschwerde handelt. Beantwortet der Entgegennehmer der Beschwerde dies mit JA, wird die Beschwerde in das Beschwerdeformular eingetragen. Es ist zu entscheiden um welche Art von Beschwerdebereich es sich handelt. Der Entgegennehmer der Beschwerde kann in Eigenregie eine Lösung finden oder in Zusammenarbeit mit dem Beschwerdeführer eine akzeptable Lösung finden. Im Anschluss wird die Leitung informiert. Kann der Entgegennehmer der Beschwerde keine Lösung finden ist die Beschwerde an die Leitung weiterzugeben.

 6. Die Bearbeitung

Der Beschwerdeführer erhält Rückmeldung mit Bearbeitungsfrist (Termin festlegen). Die Beschwerde wird dokumentiert. Eine Lösung ist zu erarbeiten. Bei Bedarf ist die Beschwerde weiterzuleiten. Der Beschwerdeführende ist über diesen Schritt zu informieren.

7. Der Abschluss

Der Beschwerdeführer erhält Informationen zur Lösung. Die Bearbeitung wird dokumentiert und unterzeichnet. Es erfolgt eine Ablage in den Beschwerdeordner. Ggf. wird eine Kopie in der eig. Akte (Personalakte/ Kinderakte) abgelegt.